Wanneer ik met een team aan de slag ga, komt vaak de vraag naar voren of we ook aandacht kunnen besteden aan het geven van feedback aan elkaar. Wanneer ik doorvraag, blijkt dat eigenlijk wordt bedoeld dat men elkaar niet aan durft te spreken op gedrag en dat dit ten koste gaat van de sfeer en het functioneren van het team.

Het aanspreken van elkaar en het veranderen van je gedrag wordt een stuk makkelijker, wanneer binnen een team wordt voldaan aan de drie basisbehoeften voor het leren, nl. relatie, competentie en autonomie. Elk mens wil zich graag verbonden voelen met de ander en onderdeel uitmaken van een groep (relatie). Tegelijkertijd willen we ons geaccepteerd en gewaardeerd voelen zoals we zijn (competentie) en onze eigen keuzes maken (autonomie). Wanneer je jezelf thuis voelt in je team en je voldoende waardering krijgt, is het een stuk makkelijker om open te staan voor feedback dan wanneer dit niet het geval is. Misschien denk je nu: ‘Ja, natuurlijk is dat zo.’ De praktijk wijst echter uit dat teamleden in de drukte van alledag nogal eens vergeten om waardering naar elkaar uit te spreken. Daarnaast  hebben mensen vaak impliciete ideeën over wat je van elkaar mag verwachten en lopen die ideeën binnen een team nogal uiteen. Deze niet uitgesproken verwachtingen kunnen een bron van irritatie zijn. Kortom: goede relaties binnen een team betekent onder meer dat je als team uitspreekt, bespreekt en afspreekt wat je van elkaar verwacht, zodat je weet: ‘Zo gaan we hier met elkaar om.’

Tip: Als het binnen je team lastig is om het hierover eens te worden, kijk dan eens naar de Deep Democracy aanpak. Deep Democracy is een effectieve manier om afspraken te maken waar iedereen zich in kan vinden. Bij deze benadering neem je namelijk  ook de mening van de minderheid mee in de besluitvorming. Daarmee kun je veel gedoe voorkomen en betere afspraken maken. De kans dat teamleden zich niet aan afspraken zullen houden, is immers een stuk kleiner op het moment dat een afspraak daadwerkelijk wordt ervaren als afspraak en niet als een teambesluit waar je eigenlijk niet achter stond.

Daarnaast is het de kunst om als team de balans te vinden tussen gezamenlijke afspraken en het geven van ruimte aan de ander. Dit om tegemoet te komen aan de behoefte om jezelf te kunnen zijn en eigen keuzes te maken, oftewel de behoefte aan autonomie. Eenieder heeft zo zijn eigen manier van samenwerken en zijn eigen specifieke kwaliteiten. Deze verschillen maken een team juist sterker op het moment dat je die weet te benutten en te waarderen.

Samenvattend heb je als team een stevig fundament gelegd voor het effectief kunnen aanspreken van elkaar op gedrag, wanneer je voldoet aan de drie basisbehoeften voor het leren. Bovendien verklein je de noodzaak tot aanspreken door wederzijdse verwachtingen uit te spreken, te bespreken en afspraken te maken die ook als afspraak worden ervaren door de betrokkenen. Dit laatste geldt op teamniveau en op individueel niveau. Voorafgaand aan aanspreken komt dus eerst uitspreken, bespreken en afspreken.

En wat kun je nog meer doen als je last hebt van het gedrag van je collega? Het moge duidelijk zijn dat je de ander niet kunt dwingen om zijn gedrag te veranderen. Er zijn dus ook geen regels voor feedback die altijd werken. Misschien  kun je wel je voordeel doen met de volgende suggesties:

  1. Neem eerst afstand en bekijk op welke manier zowel je collega als jijzelf een bijdrage leveren aan het probleem dat je ervaart. Volgens Stone & Heen (2014) is het ‘de combinatie – het snijpunt van de verschillen tussen beide personen – die voor het probleem zorgt’. Daarnaast kan het zijn dat je met de ander botst vanwege onduidelijkheid in rollen of teamafspraken. Tenslotte kun je nog een stap terug doen door naar het grotere geheel te kijken, zoals de werkdruk binnen het team of de fysieke werkomgeving. Door meer afstand te nemen, wordt duidelijk dat het probleem dat je ervaart met het gedrag van de ander complexer in elkaar zit dan je in eerste instantie zou denken. Daardoor voorkom je dat je je collega te snel veroordeelt en het helpt je om open te staan voor alternatieve, wellicht gezamenlijke oplossingen van het probleem dat je ervaart met het gedrag van de ander.
  2. Maak gebruik van de oplossingsgerichte benadering door eerst voor jezelf de volgende vragen te beantwoorden: Wat maakt dat je moeite hebt met het gedrag van je collega? Wat zijn je belangen in de vorm van onderliggende behoeften, wensen, angsten of zorgen? Hoe kun je dit vertalen naar een positief geformuleerde, concrete wenselijke situatie? Wat is de reden dat je dit graag wil bereiken?
  3. Bespreek vervolgens met je collega wat voor jou de gewenste situatie is, waarom dit belangrijk is voor jou en vraag hem welke bijdrage hij wil leveren om dit te realiseren. Wanneer je in staat bent om dit op een open, respectvolle manier te doen en je niet bij voorbaat al denkt dat de ander zijn gedrag toch niet wil aanpassen, is de kans groot dat je collega positief reageert, met je meedenkt en voorstellen doet om zijn gedrag zo te veranderen dat jij er geen last meer van hebt (Schlundt Bodien, 2014). En wellicht komen jullie samen tot een oplossing waar je zelf nog niet aan had gedacht.
  4. En wanneer dit niet lukt? Schlundt Bodien (2014) geeft de tip om niet in discussie te gaan, maar eerst (opnieuw) aan te sluiten bij het perspectief van de ander. Tegelijkertijd houd je vast aan je eigen doel en probeer je nog duidelijker uit te leggen wat voor jou de gewenste situatie is en waarom dat zo relevant is voor jou. Daarna kun je opnieuw vragen welke bijdrage de ander bereid is te leveren.
  5. Een andere optie is dat je collega even tijd nodig heeft om hierover na te denken en jullie er in een vervolggesprek alsnog uitkomen.

Mocht je aanvullende  suggesties hebben, laat het me dan vooral weten. Andere reacties zijn natuurlijk ook van harte welkom! Mijn mailadres is: i.beumer@devirieu.nl (Ineke Beumer)

Bronnen:

  • Feedback is een cadeautje, D. Stone & S. Heen, Maven Publishing, 2014
  • Ontwikkel je mindset; Progressiegericht aan het werk, G. Schlundt Bodien, Van Duuren Psychologie, 2014
Feedback geven aan collega’s
Getagd op: